Deelname van een architect of architectenbureau aan een wedstrijd van Vlabo kan op volgende manieren tot stand komen:
- een van de medewerkende aannemers van Vlabo vraagt een architect om een ontwerp te maken voor een project dat door Vlabo werd uitgeschreven
- een architect wordt door Vlabo op de hoogte gebracht van een nieuw project waarvoor Vlabo een wedstrijd organiseert, omdat de architect al eens eerder met Vlabo samenwerkte en opgenomen werd in de Vlabo architectenlijst
- een architect vraagt zelf het dossier van een nieuw project op na kennisname van het project via website van Vlabo, een of andere publicatie of mondelinge mededeling
Aannemer als bouwheer
Indien een architect wenst deel te nemen aan een wedstrijd van Vlabo, moet er een team gevormd worden met een aannemer aangezien er enkel een ontwerp ingediend kan worden samen met een prijsberekening.
De jury selecteert een ontwerp met prijsberekening voor uitvoering. De architect ontvangt zijn ereloon van de aannemer die Recht van Opstel verleend wordt door de grondeigenaar. Indien het project van een team van architect en aannemer niet werd geselecteerd, kan de architect niet vergoed worden door Vlabo. De kosten die de architect voor het ontwerp heeft gemaakt kunnen door de architect enkel gerecupereerd worden indien er een overeenkomst hieromtrent werd afgesloten met de aannemer.
De architect en de aannemer ontvangen schriftelijk een verslag van de opmerkingen die door de selectiecommissie werden gemaakt en dit enkel betreffende hun eigen project.
Het winnende ontwerp kan desgewenst bij Vlabo in Betekom ingekeken worden.
Openbaar bestuur als bouwheer
Bij een algemene offerteaanvraag conform de wetgeving op de overheidsopdrachten ontvangen de architecten die eindigen op de 2de of 3de plaats een vergoeding van het opdrachtgevend bestuur. De architect van het winnend ontwerp ontvangt zijn ereloon van de geselecteerde aannemer. Na het verkrijgen van de stedenbouwkundige vergunning wordt de architect aangesteld en vergoed door het openbaar bestuur.